Wikipedija na poslu, upravljanje znanjem i vrtlari

“Softver je dobar, ali stvar pada na ljudima” – reći će vam u povjerenju neki od zagovornika knowledge managementa, umoran i ojađen, kao da mu je sav polet ostao u devedesetima ili još i ranije kada se konzalting oko upravljanja znanjem znao dobro utržiti. “A sve sam napravio kako spada: dobio podršku uprave, održao motivacijska predavanja, mapirao procese i izvore znanja, propisao politike i procedure… Ali ljudi su zakazali. Nisu oni još za to.”

Ako vam je dobar prijatelj, saslušajte ga do kraja, pokažite da ga razumijete. Samo ga zaboga nemojte pitati: “Čuj, a kako to onda polazi za rukom ovim volonterima na Wikipediji?” To sigurno ne želi čuti. 

Nedavno je u CIO Magazineu objavljen članak “How to Build Your Own Wikipedia” o tome kako bolje upravljati znanjem u firmama uz korištenje jednostavnih wiki alata. Znate već, wiki je web site čije stranice možete mijenjati i dodavati, pisati i brisati jednostavno kroz web browser. Ideja je da svaka firma ima svoju internu “Wikipediju”, web enciklopediju o svim detaljima posla kojim se bavi, koju svi u firmi koriste i stalno nadopunjavaju. Takva baza znanja nikako se ne smije zapustiti, kažu u tekstu, pa unaprijed treba znati čija je uloga “vrtlara” (čuj – vrtlara; administratori bi valjda bili prestrogi, što li?) koji će tu “nježnu biljku” paziti, pomagati joj da raste, usmjeravati uz što manje restrikcija i tek ponekad podrezivati.

Je li wiki samo još jedan u nizu alata za knowledge management (KM)? Može se i tako reći. Ali sigurno postoje razlozi zašto se wiki ljudima više sviđa od uobičajenog intraneta. Za mene su ovo glavni razlozi:

1) Jednostavnost. Neke od opjevanih metoda za “prikupljanje kolektivnog znanja” podrazumijevaju slanje prijedloga “menadžerima znanja” (kako to gordo zvuči; hajde nazovite njih “vrtlarima”, a da se ne naljute!) i trostruki proces odobravanja, jer se to tako, kao, radi u složenim organizacijama. Prođe te volja dok kažeš “intelektualni kapital“. Nasuprot tome, na wikiju se svaka web stranica može editirati samo jednim klikom, bez ikakvih posebnih zahtjeva i odobrenja. “Edit” na vrhu stranice je poziv svakome da se uključi. Svaka stranica je i KM alat.

2) Kolaboracija. Jednu stranicu može “brusiti” puno suradnika. Malo tko voli krenuti od nule, od bijelog lista papira ili prazne web stranice. Zato vas wiki potiče da editirate postojeće stranice, dok ih čitate. Mali doprinos od nekoliko rečenica odličan je početak. Jednom ćete opisati neko rješenje, a drugi put samo zapisati pitanje na koje će netko drugi dati odgovor. Na neke ćete se stranice pretplatiti i onda dobivati automatske obavijesti o svim izmjenama, putem emaila ili RSS-a.

3) KM nije posebna aktivnost. Najbolji knowledge management je onaj koji je skriven, koji se događa kao dio svakodnevnih aktivnosti. Ako se samo dio uobičajene interne email prepiske oko raznih problema i rješenja preseli na wiki, već je to dobar početak.

Kod nas će mnoge firme reći da je wiki alat “lake kategorije” i da nije za veće organizacije. Zato je dobro pročitati kako wiki koriste Motorola, Nokia, Kodak, British Telecom, SAP, Financial Times i drugi.

Wiki alati su još i neka vrsta krajnje pojednostavljenog CMS-a i kolaboracijskih alata, tako da već počinju smetati proizvođačima tih vrsta softvera, zasad samo u low-end segmentu tržišta. Pa zar je problem dodati wiki kao još jedan feature bilo kome od njih? Nije. Microsoft je dodao wiki u Sharepoint, IBM u Lotus Notes i Quickr. Ali neki drugi su prepoznati kao specijalisti za enterprise wiki: SocialText i Atlassian Confluence. I Microsoft i IBM su se potrudili objaviti kako se dobro integriraju s tim proizvodima i još bolje surađuju s ove dvije male firme. 

Ako ste čitali “Najveća dilema u IT-u: inovatorova dilema“, vjerojatno će vam wiki izgledati kao dobar primjer disruptive inovacije koja tržište (u ovom slučaju KM-a, pa i CMS-a i kolaboracijskih alata) napada “odozdo”, privlači manje zahtjevne korisnike ili otvara nove primjene, pa tek onda postaje jaka alternativa postojećim rješenjima.

Od open source wikija najpopularniji su MediaWiki (razvijen za Wikipediju) i TWiki. Od onih koji se mogu dobiti samo kao SaaS (hostani) najpoznatiji su PBWiki i nedavno objavljeni Google Sites (bivši JotSpot).

Ponuda wiki softvera danas je više nego bogata. Firme koje žele dati (još jednu) šansu knowledge managementu mogu to učiniti brzo i bez velikih troškova uvođenja. 

Ili mogu pričekati još malo, dok stignu nove generacije “knowledge workera” već naviklih na kolaboraciju na webu, koji će prvog dana na poslu, čim sjednu za kompjuter pitati: A gdje vam je wiki?

Pročitajte i: Enterprise 2.0: prilika za novu podjelu karata | Digg za firme: do ideja zajedno | Najveća dilema u IT-u: inovatorova dilema

Napomena: SoftBiz možete pratititi putem RSS-a ili e-maila.